Redaktionssysteme, eine Polemik
Heckspoiler, Frontspolier und Diffusoren machen aus einem Käfer keinen Rennwagen, die Cloud macht aus einem System der 90er keine moderne Software.
Dr. Harald Schenda
6/15/20264 min read
Redaktionssysteme, eine Polemik
“Liebling, die 90er haben angerufen, unser Redaktionssystem ist jetzt in der Cloud“. So oder so ähnlich stelle ich mir einen Dialog von miteinander verheirateten TR vor, die in unterschiedlichen Redaktionen arbeiten. Ein CCMS in den Entwicklungsstadien 2026 in der Cloud gleicht einem VW Käfer mit 34PS, an den man stolz Front- und Heckspoiler und Diffusoren angeschraubt hat. Doch Moment, gehen wir ein paar Schritte zurück.
Wem nützt ein CCMS? In den Studiengängen sagen wir, dass CCMS den besten Wirkungsgrad bei Produkten entwickeln, die mit einem bestimmten Informationskern in unterschiedlichen Varianten hergestellt werden. Als Beispiele können hier Consumerprodukte wie z. B. Kühlschränke gelten, die für bestimmte Zielmärkte in unterschiedlichen Layouts hergestellt werden. Mal ist das integrierte Gefrierfach oben, mal unten, mal hat es 15l, mal 30l, dann gibt es noch die Kühl-Gefrierkombination mit 40l bis 80l. Es ist leicht visualisierbar – wenn sich die Technik nicht wesentlich ändert – dass ein cleveres Geflecht aus klug geschnittenen Modulen mit eingebetteten Variablen hilft, schnell unterschiedliche Versionen auszuspielen. Dazu können aus dem CCMS Texte zu Übersetzungszwecken aus- und eingespielt werden, ohne dass ein TR händisch sogenanntes Übersetzungslayout ausführen muss, also z. B. die manuelle Anpassung von Umbrüchen. Mit professioneller Vorarbeit soll hier einiges an Effizienzgewinnen erzielt werden. Am Rande notiert haben wir hier virtuelles Geld in Form von theoretischen Effizienzgewinnen verdient, aber uns weder über Sicherheitsaspekte, Usability, noch über Medien, Lokalisierung, situative Unterstützung oder Richtigkeit von Instruktionen unterhalten, sondern ausschließlich über theoretische Effizienzgewinne. Machen wir an dieser Stelle einen Cut.
Haben Sie schon mal TR beobachtet, die in einem Redaktionssystem arbeiten? Ich schon; im Moment führe ich zum 4. Mal in meinem Berufsleben ein CCMS in einer Technischen Redaktion ein. Ich kann Ihnen sagen, was mir aufgefallen ist.
1.) Auch moderne CCMS sind nicht intuitiv erlernbar. Die Bedienung wird im Rahmen der Einführungsprojekte eingeübt. Begleitend dazu gibt es umfangreiche Nutzerdokumentation in PDF-Form, mit relativ schwacher (Stand 06/2026) KI-Unterstützung. Meine private Meinung ist, dass die kontraintuitive UI ein Geschäftsmodell (siehe SAP) ist.
2.) Die Einführung eines CCMS setzt eine Redaktion unter einen großen Stress. TR haben meist große Ängste eine solch komplexe Software zu erlernen und sind meist schwer oder gar nicht davon zu überzeugen, dass ein CCMS besser ist als der bisherige Prozess.
3.) Die Hierarchie in den Redaktionen kann sich durch eine CCMS-Einführung auf skurrile Art ändern: Die ehemals dominanten SME (Special Matter Experts) müssen den Softwareaffinen, oft auch jungen Garde das Feld überlassen.
4.) Die Themensetzung in den Redaktionssitzungen verändert sich für immer. Statt traditionell fachlicher Themen wird die Zeit komplett von CCMS-Themen aufgefressen. Im Fokus stehen dann Bugs, Metadatenvergabe, Standzeiten, Layoutprobleme, Best Practice, Redundanzen im Informationsbaum, Layoutfragen, Übersetzungs- und Freigabeworkflows, Autorenunterstützung und (je nach Paket) Controlled Language Checker. Das CCMS wirkt wie ein schwarzes Loch das alle Aufmerksamkeit frisst, die Einführung gleicht dem Event Horizon, Entkommen ist unmöglich.
5.) TR arbeiten in CCMS selten mit einem Lächeln. Sie sehen oft angestrengt aus, oft auch frustriert und verzweifelt.
6.) Die mit einem CCMS erstellten Inhalte – meist PDF – kann jeder erfahrene TR oft mit einem Blick als solche identifizieren, an eigensinnigen Umbrüchen und anderen ungestalten Details
7.) Noch immer haben wir uns nicht über den Nutzer und dem, was er eigentlich braucht, unterhalten.
Erneuter Cut. Wenn ich Lust und Zeit habe, schreibe ich vielleicht zukünftig einen Post über das technische Backbone und die Bedienphilosophie „moderner“ CCMS. Darüber, warum ein UI-Ansatz aus den frühen Nuller-Jahren nicht mehr zeitgemäß ist. Darüber, dass die Weiterentwicklung von CCMS oft von einer Product Roadmap geprägt ist, die den Wünschen der Enterprise-Nutzer entspricht, aber nicht unbedingt den Wünschen aller Nutzer. Darüber, dass es einen großen Unterschied macht, ob ein CCMS KI als Infrastruktur hat oder als angeschraubtes Feature eingesetzt wird.
„Wir haben eine neue CCMS-Generation in der Mache“ höre ich die Hersteller in meinem Kopf sagen. „Es wird wunderbar, revolutionär und teurer“. Was ich stattdessen gerne hören würde: „Wir haben die Philosophie komplett auf Daten statt Dokumente umgestellt“. „Wir haben auf eine komplett graphbasierte Technologie umgestellt“. „Wir haben auf Datenmodelle umgestellt, aus denen sowohl traditionelle Gebrauchsanleitungen als auch situative Nutzungsinformationen erstellt werden können“. „Wir bieten außerdem ein integriertes Konzept, digitale, KI-basierte Assistenten zu trainieren und zu optimieren“.
Fazit:
Ein CCMS ist ein Werkzeug, das eine Disziplin sich baut, die sich selbst als Dokumentenfabrik versteht. Ein CCMS ist die kristallisierte Form des Dokumentenparadigmas der praktischen Fachkommunikation. Ein CCMS ist die Kapitulation vor einem Effizienzwahn, der bestenfalls als Triebfeder noch haftungsrechtliche Absicherung hat. Begründen Technische Redaktionen die Einführung von CCMS mit fantastischen Effizienzgewinnen, setzen sie sich dem Zwang aus, diesen mit teils abenteuerlichen Rechnungen nachweisen zu müssen. Die Einführung von Redaktionssystemen hat wahrscheinlich mehr Redaktionsleiter zu Lügnern gemacht als der Teufel.
Wann kommt eine brauchbare CCMS-Generation? Sie ist da wenn wir aufhören, Module zu pflegen, und anfangen, Wissen zu modellieren, graphbasiert, datengetrieben, mit KI als Infrastruktur statt als Marketing-Feature, und mit einem Output, der nicht mehr „PDF in Varianten" heißt, sondern „situative Antwort auf eine reale Bedienfrage".
Bis dahin gilt: Wer ein CCMS einführt, kauft sich keine Effizienz. Er kauft sich eine teure, langlebige Form der Bewahrung des Status quo. Viele Redaktionen stellen nach der Einführung eines CCMS fest, dass sie den Event Horizon überschritten haben und damit eine Denkweise betonieren, die den Anforderungen an Digitalität und Nutzerfreundlichkeit nicht gerecht werden kann. Der Anruf aus den 90ern ist mehr als eine billige Frotzelei, er ist die Realität.